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Portaria 671: o que muda no controle de ponto da sua empresa

Se você tem funcionários e precisa controlar a jornada, vai ouvir falar em "Portaria 671", "REP-P", "AFD" e "AEJ". Este guia explica cada termo em português claro e diz o que o empregador precisa ter em mãos.

O que é a Portaria MTP nº 671/2021

A Portaria MTP nº 671, de 8 de novembro de 2021, reuniu e atualizou várias normas trabalhistas num texto só. Uma parte importante dela trata do registro de ponto: como a jornada deve ser marcada, que tipo de sistema pode ser usado e o que precisa ficar guardado para uma eventual fiscalização. Pouco tempo depois, a Portaria MTP nº 1.486/2022 alterou pontos da 671, inclusive prazos. Por isso, antes de decidir qualquer coisa, vale ler o texto consolidado e vigente, publicado no portal do governo federal.

Quem precisa controlar a jornada

Pela CLT, o estabelecimento com mais de 20 trabalhadores deve manter controle de jornada, manual, mecânico ou eletrônico. Abaixo disso, a obrigação legal geral não existe, mas uma convenção ou acordo coletivo da sua categoria pode exigir o registro, e muitas empresas pequenas controlam o ponto mesmo assim, porque o registro é a melhor defesa em uma ação trabalhista. Confira a situação da sua categoria com seu contador.

Os três tipos de REP

REP significa Registrador Eletrônico de Ponto. A norma descreve três formatos:

REP-C (convencional): o relógio de ponto físico, um equipamento na parede, que registra e imprime o comprovante.
REP-A (alternativo): sistema que a norma admite em condições específicas, em geral previstas em acordo ou convenção coletiva.
REP-P (por programa): um software, que roda em servidor ou na nuvem, e permite marcar o ponto por computador ou celular.

O ponto pelo celular com QR code se encaixa na categoria REP-P: não há relógio físico, e o "registrador" é o programa.

O que se espera de um REP-P

Em linhas gerais, a Portaria exige que o programa:

registre cada marcação com data, hora e identificação do trabalhador, numerando as marcações em sequência (o NSR, número sequencial de registro);
não permita apagar nem alterar a marcação original, de modo que qualquer ajuste seja um novo registro, com identificação de quem fez e por quê;
emita um comprovante de registro de ponto para o trabalhador a cada marcação;
gere os arquivos AFD e AEJ para a fiscalização;
não imponha restrições à marcação, como bloquear o trabalhador de registrar o ponto.

Além disso, o desenvolvedor do programa deve emitir um Atestado Técnico e um Termo de Responsabilidade declarando que o sistema atende aos requisitos. O empregador mantém esses documentos à disposição da fiscalização.

Atenção: não existe "REP-P homologado pelo Ministério"

Para o relógio físico (REP-C), a norma prevê certificação do equipamento. Para o REP-P, o caminho é diferente: o desenvolvedor assume por escrito, no Atestado Técnico, que o programa cumpre as exigências. Não há um selo, registro ou homologação do Ministério do Trabalho para REP-P. Se um fornecedor promete "ponto homologado pelo MTE" ou "certificado pelo Ministério", peça o documento e desconfie. Pergunte, em vez disso, pelo Atestado Técnico e pelo Termo de Responsabilidade.

AFD: o arquivo que não pode ser alterado

AFD é a sigla de Arquivo Fonte de Dados. É um arquivo de texto com todas as marcações registradas pelo sistema, em ordem, no formato definido pela Portaria. Ele é a "fonte" da qual o resto é calculado, e por isso não deve ser editado. O auditor-fiscal pode pedir o AFD de um período para conferir se o que a empresa apresenta no espelho bate com o que foi de fato registrado.

AEJ: a jornada já apurada

AEJ é o Arquivo Eletrônico de Jornada. Enquanto o AFD traz as marcações brutas, o AEJ mostra a jornada tratada: os horários contratados de cada funcionário, as marcações consideradas, os ajustes feitos e as horas apuradas.

O comprovante de registro de ponto

A cada marcação, o trabalhador tem direito a um comprovante com, entre outras informações, o NSR, a data e a hora, e a identificação do empregador e do trabalhador. No REP-P o comprovante pode ser disponibilizado em meio eletrônico, desde que o trabalhador consiga consultá-lo depois.

O que o empregador deve guardar

os arquivos AFD e o histórico de marcações;
os espelhos de ponto mensais, de preferência assinados ou confirmados pelo funcionário;
os ajustes e as justificativas, com data e autor;
atestados médicos e documentos que justificam ausências;
os acordos de banco de horas e de compensação;
o Atestado Técnico e o Termo de Responsabilidade do sistema de ponto.

O prazo depende do seu caso. Como regra geral, o trabalhador pode cobrar direitos dos últimos cinco anos durante o contrato e até dois anos após o fim dele, então muitas empresas guardam os registros por cinco anos ou mais. Combine o prazo com seu contador.

Checklist para escolher um sistema de ponto

O fornecedor entrega o Atestado Técnico e o Termo de Responsabilidade?
A marcação original é preservada, e todo ajuste mostra quem alterou e quando?
O funcionário recebe comprovante a cada batida?
Você consegue exportar o AFD e o AEJ quando precisar?
Cada funcionário tem identificação própria, e não uma senha compartilhada?
O fornecedor explica como trata dados pessoais, conforme a LGPD?

Onde o Bateu Certo está nisso

O Bateu Certo é um sistema de ponto do tipo REP-P e está em processo de adequação à Portaria. Cada cliente recebe o Atestado Técnico. A batida original nunca é apagada, o ajuste fica registrado com o autor, o funcionário recebe comprovante com NSR e o AFD pode ser exportado. Não afirmamos ter homologação ou certificado do Ministério do Trabalho, porque essa figura não existe para REP-P.

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